Blog

Het beheer van onderwijsinformatiesystemen: inhuren van een specialist of doet u het zelf?
Jun 16, 2015 | Het beheren van onderwijsinformatiesystemen is als het maken van een maatpak. U weet wel ongeveer hoe, maar hoe precies en wat te doen in noodsituaties, is vaak toch onduidelijker. Een belangrijke overweging bij dit soort dilemma’s is of u dit maatpak zelf in elkaar moet zetten, of dat de inzet van een kleermaker – de specialist – een betere optie is. Veel onderwijsinstellingen schakelen een externe beheerder in. Dit is niet voor iedereen de perfecte fit, maar gezien de opkomende trends en de bijbehorende uitdagingen, kan een externe beheerder meerwaarde bieden. Hieronder volgt een stappenplan om bij uzelf na te gaan of het slim is om het beheer uit te besteden, ja of nee.
 
Stap 1: Zelfscan
Meten is weten. Begin daarom met een interne evaluatiescan, zodat u goed op de hoogte bent van de volledige situatie binnen uw onderwijsinstelling. Welke punten moeten in de scan aan bod komen?
 
Kosten: Wat zijn de kosten van de ICT-afdeling?
Tevredenheid: Zijn de medewerkers tevreden met de systemen? En hoe staat het met het tevredenheidsniveau van de studenten?
Flexibiliteit: Bent u flexibel genoeg om op- en af te kunnen schalen wanneer nodig?
Continuïteit: Kunt u de continuïteit van de systemen honderd procent garanderen? Ook bij grote pieken in de belasting?
 
Stap 2: Uw beheerafdeling
Eenmaal aangekomen bij stap twee, weet u hoe het ervoor staat binnen de organisatie. Kijk nu eens naar uw eigen afdeling. Hoeveel beheerders zijn er werkzaam? In de praktijk hebben onderwijsinstellingen zo’n één à twee beheerders in dienst, een minimaal aantal. Wees ook kritisch op het kennisniveau binnen de afdeling. En hoe staat het met de vergrijzing?
 
Stap 3: Security
Veiligheid staat boven alles. Het is belangrijk dat iedereen de veiligheid hoog op het prioriteitenlijstje heeft staan. In het geval van een lek of een bug moet heel snel gehandeld worden. Gaat dat met de huidige capaciteit van uw afdeling lukken? Kijk wel uit voor struisvogelpolitiek. Als er nog geen calamiteiten hebben plaatsgevonden, betekent dat natuurlijk niet dat er ook niks kan gebeuren. Voorkom dat u voor nare verrassingen komt te staan.
 
Stap 4: Inzoomen
Als het goed is heeft u bij de eerste twee stappen ontdekt met welke uitdagingen uw ICT-afdeling te maken heeft of krijgt. Om te voorkomen dat deze uitdagingen veranderen in problemen, is het goed om in te zoomen op onderliggende oorzaken. Ziet u bijvoorbeeld dat medewerkers niet tevreden zijn met het systeem? Ga dan tot op het minutieuze detail in waarom dat zo is. Ligt dat aan de performance? Aan het gebruiksgemak? Of zijn er andere zaken?
 
Na het volgen van al deze stappen heeft u een goed inzicht in hoe uw afdeling ervoor staat en of het goed is om eens met een externe beheerder om de tafel te gaan zitten. Een mooie graadmeter is ook het innovatieniveau van de ICT van de onderwijsinstelling. Als de ICT namelijk op rolletjes loopt, dan moet het innoveren van de systemen ook geen probleem zijn. Een ICT-systeem dat goed werkt, helpt organisaties immers vooruit. En? Wat wordt het? De kleermaker of gaat u het intern voor elkaar boksen?
 
Meer weten over het uitbesteden van het beheer van onderwijsinformatiesystemen? Raadpleeg dan eens onze nieuwste whitepaper via: https://www.mcx.nl/nl/whitepapers

Deze blog is geschreven door Jean-François Bloem en gepubliceerd op www.executive-people.nl.

Help us share this
Share Share Share Share Share