Provincie Drenthe

Provincie Drenthe gebruikt uitbesteding technisch Oracle beheer aan MCX als schoolvoorbeeld

Ruim vier jaar geleden besloot de provincie Drenthe om het technisch beheer van haar Oracle databases en applicaties uit te besteden. Voornaamste reden was de wens om de continuïteit te waarborgen en een efficiencyslag te maken. Na een gedegen Europees aanbestedingstraject viel de keuze op MCX. Inmiddels zijn we vier jaar verder en is de opdracht voor de komende jaren wederom gegund aan MCX. Tijd om dit verhaal onder de loep te nemen.
 

De provincie Drenthe stond vier jaar geleden aan de vooravond van een nieuw tijdperk. De ICT-afdeling wilde het technisch beheer van de Oracle databases en de E-Business Suite uitbesteden. Een nieuw tijdperk brak daarmee aan, omdat het voor de provincie de eerste grote uitbesteding was. “Dat bracht heel wat teweeg”, stelt Lammert Elema, teamleider Informatie & Automatisering bij de Provincie Drenthe. “Voor het eerst gaven we iets groots uit handen.”
 
Koudwatervrees
“We merkten dat veel van onze collega’s zich zorgen maakten. De zorgen betroffen voornamelijk de continuïteit en de kwaliteit van de Oracle systemen. Deze koudwatervrees vonden wij heel begrijpelijk. Eén van de zaken die we hebben ondernomen om die vrees weg te nemen is het zo veel mogelijk betrekken van collega’s bij het opstellen en formuleren van de aanbestedingseisen. Op deze manier hebben we getracht een zo’n breed mogelijk draagvlak te creëren”, vertelt Lammert.
 
De keuze viel op MCX
Veel partijen – van groot tot klein – schreven zich destijds in op de aanbesteding. De keuze viel uiteindelijk op MCX. Niet alleen om dat ze volledig voldeden aan alle beschreven eisen, maar ook doordat MCX opviel door de scherpe prijsstelling. Lammert: “We hadden in de aanbesteding opgenomen dat we op zoek waren naar een echte partner en niet naar een klassieke leverancier. MCX had daar uiteraard een mooi antwoord op geformuleerd, maar je moet in de praktijk natuurlijk altijd maar zien of het daadwerkelijk ook zo gaat. MCX heeft daarin onze verwachtingen waar gemaakt.”
 
Intensieve en succesvolle samenwerking
Gedurende vier jaar is er intensief samengewerkt met MCX. Lammert: “Continu spraken we elkaar aan op gebeurtenissen. Wat ging goed? Wat ging minder goed? En hoe kunnen we het technisch beheer verbeteren? Deze houding naar elkaar is wat ons betreft cruciaal geweest in het laten slagen van deze uitbesteding. MCX en provincie Drenthe hebben geen klassieke klant-leverancier relatie. We zien MCX echt als een verlengstuk van onze ICT-afdeling. Ook belangrijk is dat MCX op de ontwikkelingen in de markt anticipeert en vooruitkijkt. Dat doen ze goed en ze geven ons dan ook regelmatig proactief adviezen.”
 
Verbeteringen in efficiency en continuïteit
“De uitbesteding van het technisch beheer is een regelrecht succes gebleken”, vervolgt Lammert. De provincie heeft een flinke efficiencyslag gemaakt. Door het uitbesteden van het technisch beheer hebben we nu geen specialistisch personeel meer nodig om dat op te vangen. Daarbij is ook de continuïteit gewaarborgd. “Alleen al het feit dat we ons geen zorgen meer hoeven te maken om de afwezigheid van een technisch Oracle beheerder is al een groot voordeel. En als we kijken naar de toenemende druk op het technisch beheer door alle ontwikkelingen in de ICT-markt, kunnen we zeker stellen dat de continuïteit ook verbeterd is. We werken in een zeer stabiele Oracle-omgeving.”
 
MCX als schoolvoorbeeld
Niet alleen de efficiency en continuïteit zijn behaalde voordelen van de uitbesteding. Ook de gehele kijk binnen de provincie Drenthe op het uitbesteden van diensten is 180 graden gedraaid. Sterker nog, de provincie gebruikt de uitbesteding aan MCX als voorbeeld binnen de organisatie om het succes van uitbesteden aan te tonen. Lammert: “De koudwatervrees van de collega’s is zo goed als verdwenen. Het feit dat het uitbesteden van zo’n belangrijke dienst vlekkeloos verloopt zegt heel veel. Daar zijn we erg blij mee.”
 
Opnieuw voor MCX gekozen
Na afloop van het vierjarig contract heeft de provincie Drenthe opnieuw een Europese aanbesteding uitgeschreven. Ook binnen deze aanbesteding kwam MCX is als beste partij uit de bus. Naar verwachting ontwikkelt de provincie Drenthe zich door richting een professionele dienstverlener, die samen met haar leveranciers zorg draagt voor de afgesproken kwaliteit en altijd aan de vraag van de klant kan voldoen. Lammert: “Op grond van de ervaringen in de afgelopen jaren heb ik het volste vertrouwen dat we ook de komende jaren met MCX succesvol zullen samenwerken voor optimaal technisch beheer van het Oracleplatform.”