SaNS Expertisecentrum

Studenteninformatiesystemen zijn niet altijd even goed in het nieuws geweest. Dat geldt ook voor de systemen van SaNS (Samenwerking Nieuw Studenteninformatiesysteem). Deze organisatie had oorspronkelijk de systemen in eigen beheer. Dat ging in eerste instantie prima, totdat het aantal gebruikers behoorlijk toenam en de performance van de systemen onder druk kwam te staan. Zo werd de start van de vakinschrijvingen problematisch: het systeem ging plat. Mede door deze gebeurtenissen, maar ook omdat techniek niet ‘the cup of tea’ is van SaNS, hebben zij besloten om het beheer onder te brengen bij een andere externe partij. Na een aanbestedingstraject heeft MCX uiteindelijk het beheer op zich genomen. “We stelden eigenlijk drie belangrijke eisen aan de nieuwe beheerder”, vertelt Patrick Vogelaar, directeur van SaNS. “De performance moest absoluut goed zijn, er mag geen data verloren gaan en veiligheid was natuurlijk een belangrijke eis.” Buiten deze drie harde eisen, gaf SaNS ook de voorkeur aan een partij die niet werkt volgens de klassieke klant-leverancier relatie. Zo was het ook belangrijk dat de beheerpartij meedenkt over strategische keuzes. Een echte sparringspartner dus.
 
MCX heeft de performance van de systemen van SaNS aanzienlijk verbeterd. Waar in de oude setting vooral de doorlooptijd van ‘zware’ processen een bottleneck bleek, is dit bij MCX sterk gereduceerd.
 
Ter illustratie:
 
• De studielink synchronisatie is gereduceerd naar 33% ten opzichte van de oude situatie, het vullen van de rapportagetabellen (platte tabellen); 35%, het proces van cijferdoorrekening; 60%.
• De opbouw van de adviesrapporten is nog maar 20% van de oorspronkelijke doorlooptijd (van 107 naar 21 minuten).
• De online performance voor de (eind)gebruikers is merkbaar verbeterd.
 
Naast de performancewinst is de overgang naar MCX ook op andere aspecten positief te noemen:
 
• MCX weet beter en flexibeler in te spelen op veranderingen die de infra structuur aangaan;
• Er zijn merkbaar minder technische issues die inspanning van de leverancier en SaNS vergen.