Flexuz

Flexuz realiseert kostenbesparing door uitbesteden technisch beheer aan MCX
 
Sinds begin 2015 werken MCX en Flexuz, voorheen het Shared Service Center Peoplesoft (SSC-PS), optimaal samen. Flexuz is een samenwerkingsverband van vier ROC’s waarin de applicatie Oracle Campus Solutions centraal is ondergebracht. Hierin wordt de kerninformatie van ruim 50.000 studenten geregistreerd. Denk aan cijfers, gegevens over stages, opleidingskeuzen et cetera. Dit zijn bedrijfskritische gegevens, want de ROC’s hebben deze data nodig om de bekostiging vanuit DUO rond te krijgen. Huub Overbeek, manager van Flexuz aan het woord over de samenwerking met MCX.

 
Technisch beheer van Oracle Campus Solutions
Voordat MCX in beeld was bij Overbeek werd de infrastructuur achter Oracle Campus Solutions bij de vier ROC’s (bestaande uit ROC Nijmegen, ROC van Twente, Noorderpoort en het Alfa college) verschillend georganiseerd. “Dat zorgde dat het voor ons als shared service center lastig was om problemen snel en efficiënt op te lossen. De verschillen tussen de ROC’s waren enorm, zowel qua techniek als qua organisatie. Daarnaast was deze infrastructuur ook nog eens relatief kostbaar.”
 
Financiële voordelen door uitbesteden technisch beheer
In diezelfde periode ging Overbeek aan de slag met het opstellen van een business case. “De financiële voordelen die we zouden realiseren als we het technisch beheer zouden onderbrengen bij een centrale partij waren indrukwekkend. Dit konden we niet langer negeren.” En zo geschiedde. Flexuz schreef een Europese aanbesteding uit, op basis van Best Value Procurement. De doelstellingen waren duidelijk geformuleerd. “Ons doel was om een hoge performance te realiseren, bedrijfszekerheid te garanderen en ons als shared service center op technisch niveau te laten ontzorgen.”
 
Beloftes voor perfomanceverbetering Oracle Campus Solutions
“MCX profileerde zich als beste expert en gaf ons direct het vertrouwen dat men onze doelen zou halen.” Overbeek herinnert zich dat dat in een vroeg stadium van de aanbesteding duidelijk werd. “In het prestatiedossier gaf MCX bijvoorbeeld al aan dat zij een performanceverbetering van 20 procent garandeerde. Maar daarbij gaven ze aan dat ze verwachtten de performance met 40 procent te verbeteren.” De uiteindelijke transactie naar MCX is geruisloos verlopen. “Ondanks het enorme vertrouwen in de kennis en kunde van MCX, is zo’n overgang toch altijd spannend. Er gaan enorme bakken met data over de lijn. En je wilt echt niet dat de boel plat ligt. Gelukkig is niets van deze negatieve scenario’s werkelijkheid geworden.” En inderdaad: MCX realiseerde een performanceverbetering. “Die 20 procent is gehaald. En hoewel ik geen exacte cijfers heb, denk ik dat we zeker richting de 40 procent gaan. Misschien zelfs wel hoger”, aldus Overbeek.
 
Voordelen van uitbesteden technisch beheer Oracle applicatie
Niet alleen de performanceverbetering is één van de mooie resultaten van de samenwerking met MCX. Ook de business case die Overbeek had opgesteld is werkelijkheid geworden. Flexuz profiteert van kostenreductie door standaardisatie. “Daarnaast zijn we – paradoxaal genoeg – als organisatie ook flexibeler geworden. MCX heeft een deel van de taken van onze database administrators overgenomen. Die flexibiliteit levert ons ook een tijdsvoordeel op.”
 
Optimale samenwerking
Maar wat is in dit geval het geheim van de smid geweest? Volgens Huub komt dat door de cultural fit die er is tussen beide organisaties. “We zijn allebei vrij klein, zijn gewend aan korte lijntjes en houden allebei niet van bureaucratisch gedoe. Ik kan het niet anders formuleren dan dat we echt een prettige samenwerking hebben.” Tot slot blikken we nog even vooruit. Overbeek is enthousiast als het gaat om de toekomst: “MCX heeft een standaard omgeving en een template gebouwd, die voor ieder ROC exact hetzelfde is. Hierdoor kunnen nieuwe ROC’s makkelijk aansluiten. En hoewel ik mij in de toekomst als ZZP’er ga richten op het opstarten van vergelijkbare shared service centers en dus binnenkort vertrek, zal ik altijd met een positief gevoel terugkijken naar de beslissing om met MCX de samenwerking aan te gaan.”